タイトルの通り、改正電子帳簿保存法が2021年1月より施行されます。商取引に必要な営業書類や電子帳票を今後管理していく必要がありますが、地方などの中小企業や零細企業の経営者さんはどのようにしてよいか迷っているのではないでしょうか？
本タイトルでは、主に税理士さんから相談を頂くことが多いです。
今回だけではなく、法改正の施工前位になると、、、システム開発会社、ソフトウェア開発会社、パッケージ販売会社から営業電話がいろいろかかってくる事が予想されます（もう既にそんな電話きてるという人もいます）。
といいながらも、町の商工会や商工会議所でも本件に関するセミナーはあまりされていないのかもしれませんね。
今回は、今あるＩＴ環境を大きく刷新する事なくこの「電子帳簿保存法」に対応できるような運用方法をご紹介したく思います。
（開発的ネタはありませんのであしからず）
まず、国税庁の電子帳簿保存法が改正されるという概要資料がこちらになります。
また企業事務向けにも資料が公開されています。『教えて！令和３年度改正電子帳簿保存法』
重要なのは概要に書いてありました。
【目的】納税者の文書保存に係る負担軽減を図る
【課題】改ざんなど課税上問題となる⾏為を防止する
これを実施するためには企業内におけるデータ改ざんや違法行為を防止する必要があります。
経営者さんや税理士さんから聞かれるのは、保存要件が多いです。保存要件でよく聞かれるポイントは以下です。
電子帳簿等保存(※)・スキャナ保存・電子取引データ保存のいずれにおいても①〜③の条件を全て満たす形で検索要件を充⾜することが必要
- 条件① 取引等の「⽇付・⾦額・相⼿方」で検索ができる
- 条件② 「⽇付・⾦額」について範囲を指定して検索ができる
- 条件③ 「⽇付・⾦額・相⼿方」を組み合わせて検索ができる
これらの条件がよくわからないという声を中小零細企業の社長さんから聞きます。特にIT以外の業種の経営者さんはどのように対応していけばよいか困っているようです。そこで、Word・Excel・PDF等のドキュメント、スキャニングした商取引関連書類をどのように関していったらよいか、また本改正法に対応していったらよいかの考察ネタとして記載しておきたいと思います。（自身の備忘録も兼ねて）
【経営】社内書類の保存規則を決めておく
いきなり改正法全てに対応するのは大変です。特に受注製造を主とする業種などは日々の受注件数が多く、中々現場の事務員さんが対応できません。そこでまずは、経営・管理者で書類整理方法の規則を作成しましょう。
企業が取り扱う書類はさまざまです。①社外営業取引書類（見積り・納品・請求）、②社外帳票（支払書等）、③社内取引（部門間取引）、④社内経費（雑費・旅費等）、⑤社内業務帳票、⑥社内勤怠、⑦社内給与、⑧製品設計書、⑨製品評価票 …整理していけばいくほどどんどんでてきます。業種・経営規模によってはISOに必要な書類もあります。
ここでは、中小零細企業の社長さんが自分たちで取り組んでいける範囲で記載したいと思います。本改正の目的は『経理の効率化：DX推進』なので、製品設計書や製品評価票などは対象外とします。
取組みやすく、外部取引先にもすぐに影響が出ない範囲として上記④の規約書をまず作ります。そこから、③→②→①と影響度が少ない順に作成していきます。ここは管理者の仕事になります。
また、いつからこの運用を行うかスケジュールを検討します。
【管理・現場】ドキュメント類の具体的保存ルールを決めておく
データの保存場所をクラウドにするのか、社内にするのか決めましょう。クラウドにするのであれば、GoogleDrive、OneDrive、AWS、自前サーバ、その他SaaSサービスといろいろ手法があります。
手早く対応するにはGoogleDriveやOneDriveのサービスをお勧めします。これらではファイルの版数管理ができます。
Word・Excelファイルではデジタル署名機能を使おう
MS Word・Excelファイルには文書保護、デジタル署名機能、文書管理機能がついています。デジタル署名と保護機能を使ってドキュメント最終版には履歴を残しておきましょう。