NPO活動や、教育機関にはこういった取り組みはありがたいです。Googleが提供する無料グループウェア・ツールについて紹介します。
https://www.techsoupjapan.org/
Google for Nonprofits | 非営利団体向けプログラム 7月10日 日本上陸!
Google for education
教育機関向けは、事前に自身(学校・教育機関)のドメインを保持している(自身のホームページhttp://gakkou.com/など)を持っていて、ドメインの管理画面にアクセスできる必要があります。Google for education 登録後ドメインの確認で認証されるためです。
その為、申込者はシステム担当者が適切で、なおかつその人がGmailアカウント登録をする必要があります。
ドメインによる認証は、ドメインに公開しているドメイン(http://www.gakkkou.com でなく、 http://gakkkou.com)の公開フォルダがある場合は、index.html や index.htm にmetaタグを入れるか認証用htmlを置くことで認証されます。
また、ドメイン自体公開フォルダを持たない場合は、ドメイン管理画面にてTXTレコードやCNAMEの設定で認証することができます。